Кадрлық құжаттарды сақтау мерзімі Мұрағаттық құжаттардың тізімімен анықталады

Құжат материалдық ортада жазылған және ол сәйкестендірілген реквизиттерге ие құжатталған ақпарат ретінде қарастырылады. Жылдам іздестіруді ұйымдастыру және қызметкерлерге қатысты құжаттарды дұрыс сақтау үшін, кадрлар бөлімі ұйымдағы жұмыс істейтін бірыңғай бірыңғай жүйе бойынша оның Номенклатурасын құрастырады және бекітеді. ГОСТ Р 51141-98 75-тармағында көрсетілген кадрлық құжаттарды сақтау мерзімі әр түрлі органдардың және ұйымдардың қызметі нәтижесінде қалыптасқан мұрағаттық құжаттарды басқарудың типтік тізімінде көрсетілген сақтау мерзімін ескере отырып, ұйымның Номенклатурасымен белгіленеді (25.08. 2010 Ресей Федерациясы Мәдениет министрлігінің № 558 бұйрығы).

Қызметкерлерді басқару қызметі ұйымның барлық қызметкерлерінің жеке файлдарын құрайды. Тізімге сәйкес, персоналға тапсырыстарды орындау мерзімі 75 жылды құрайды, одан кейін ЭПС шешімі бойынша (арнайы сараптама комиссиясы) олар жойылады. Бұл бұйрықтарға, бұйрықтарға және олармен байланысты басқа да құжаттарға (сертификаттар, қорытындылар, есептер түріндегі ақпарат) қатысты:

• Қабылдау, комбинациялау, беру, беру, жұмыстан босату туралы;
• Біліктілік деңгейін, аттестаттауды, атақтарды (атақтарды) беру туралы;
• Наградалар мен акциялар туралы;
• Еңбекақы төлеу, түрлі төлемдер мен сыйлықақылар туралы;
• Бала күтіміне арналған демалыста;
• Төлемсіз демалыста;
• Тегінің өзгеруі туралы;
• Ауыр, қауіпті және зиянды еңбек жағдайларында жұмыс істейтін адамдар үшін мерекелердің әртүрлі түрлері бойынша ;
• Негізгі қызметпен байланысты міндеттер туралы;
• Ұзақ мерзімді іссапарларда (ел ішінде және шетелде);
• Қауіпті, қауіпті және зиянды еңбек жағдайларында жұмыс істейтін қызметкерлердің іссапарлары бойынша.

Жыл сайынғы жоспарлы және ақылы демалыстар, тәртіптік іс-шаралар, оқу демалысы, қызметтік кесте, қысқа мерзімді іссапарлар (отандық немесе шетелде) туралы бұйрықтар, бұйрықтар мен әртүрлі құжатталған ақпарат (оларға қатысты, қорытындылар, анықтамалар, ақпарат немесе есептер) ), Тізім персоналды құжаттарды сақтаудың 5 жылдық мерзімін белгілейді.

Қапшықта (жағдайға) кадрлық құжаттарды сақтаудың бірдей шарттарын сол қабатта орналастыруға болатын құжаттар ғана орналастырылуы мүмкін. Олардың барлығы қатаң тәртіпте ұйымдастырылған. Іс жұмысқа орналасу туралы өтінішпен қалыптасады. Содан кейін келіссөздер жүргізу немесе қызметкерге ұсыныс беру, сауалнама мен персоналды есепке алудың жеке парақшасына толықтырулар мен персоналды есепке алу тізбесі толықтырылады. Бұл жағдайда міндетті түрде білім туралы құжат, сондай-ақ өмірбаян. Қызметкерді ауыстыру, жаңа тағайындау немесе жұмыстан босату туралы тапсырмалардан, сондай-ақ белгілі бір қызметкерге қатысты сипаттамалар, сертификат-объективті және басқа да құжаттардың көшірмелері бөлек топқа енгізіледі. Іс бойынша барлық құжаттар хронологиялық тәртіппен рәсімделеді.

Әрбір арыз (шағым) және қайта қарау туралы материалдар (егер олар өндірістік қызметті жетілдіру мәселелерімен айналыспаса) кадрлық қызметтің құжаттарына сілтеме жасайды және бөлек парақпен бөлінген тәуелсіз топқа енгізіледі. Өтініш (шағым) қайтадан қабылданса немесе қосымша материалдар пайда болса, олар осы топпен байланысты. Құжаттар алфавиттік немесе хронологиялық тәртіпте орналасады. Осы санаттағы жағдайлар үшін персоналдың құжаттарды сақтау мерзімі Номенклатура бойынша белгіленеді, № 558 бұйрығымен бекітілген Тізімді ескере отырып. Әрбір жағдайдың мұқабасы сандық немесе әріптік индекстеуді анық көрсетеді және, әрине, кадрлық құжаттарды сақтау шарттары.